Osnove uredskog poslovanja

Uvod

U ovoj cjelini saznat ćete što je uredsko poslovanje u užem i širem smislu, upoznati ćete se sa sastavnim dijelovima klasifikacijske oznake i urudžbenog broja,upoznati ćete se sa stupnjevima tajnosti, a detaljnije ćete saznati kako se provodi uredsko poslovanje.

Nakon ove cjeline moći ćete:

• sami utvrditi klasifikacijsku oznaku i urudžbeni broj
• provoditi osnovno uredsko poslovanje u svojoj organizacijskoj jedinici.

Aktivnosti:

• pročitajte sadržaj ovog poglavlja
• sudjelujte u diskusijama, predlažite i komentirajte

Uredsko poslovanje u užem smislu

Uredsko poslovanje u užem smislu podrazumijeva:

• zaprimanje i pregleda akata i drugih pošiljki
• razvrstavnje i raspoređivanje akata
• upisivanje akata
• dostavu akata u rad
• administrativno-tehničku obradu akata
• otpremu akata
• razvođenje akata
• arhiviranje i čuvanje akata.

Uredsko poslovanje u širem smislu

Uredsko poslovanje u širem smislu podrazumijeva:

     • periodično izvješćivanje o predmetima i aktima

     • izrada godišnjih statističkih izvješća

     • vođenje evidencija o državnim propisima

     • nadzor i izvješćivanje o provođenju državnih propisa

     • vođenje evidencija o internim propisima.

Klasifikacijska oznaka

Klasifikacijska oznaka je brojčana oznaka predmeta koja taj predmet označava prema sadržaju, vremenu nastajanja predmeta i obliku.

• klasifikacija prema sadržaju:
  - određuje se u skladu sa Pravilnikom i Planom klasfikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata
• klasifikacija prema vremenu:
  - određuje godinu otvaranja predmeta
  - označava se sa dva posljednja broja kalendarske godine u kojoj je predmet otvoren
• klasifikacija prema obliku:
  - pdređuje broj dosjea i broje predmeta nastavno na klasifikaciju prema sadržaju i vremenu
  - sastoji se do broja dosjea i broja predmeta

Klasifikacijska oznaka određuje se prilikom evidentiranja prvog akta kojim se otvara premet.

Kod predmeta upravnog postupka, ispred klasifikacijske oznake, stavlja se oznaka UP/I ili UP/II (prvostupanjski ili drugostupanjski uprani postupak), kako bi se ti predmeti razlikovali od neupravnih.

Primjer

Urudžbeni broj

Urudžbeni broj je brojčana oznaka koja označava mjesto nastajanja, godinu nastajanja i redni broj akta:

• brojčana oznaka mjesta nastajanja akta označava stvaraoca akta
• brojčana oznaka godine nastajanja akta označava godinu u kojoj je akt nastao, neovisno o godini u kojoj je predmet otvoren
• redni broj akta unutar predmeta označava redoslijed akata unutar pojedinog predmeta.

Urudžbeni broj određuje se prilikom evidentiranja svakog pojedinog akta.

Stupnjevi tajnosti

Stupnjevima tajnosti  mogu se klasificirati podaci iz djelokruga  javnih financija, ukoliko su podaci od sigurnosnog interesa za Republiku Hrvatsku.

Stupnjem tajnosti »VRLO TAJNO« klasificiraju se podaci čije bi neovlašteno otkrivanje nanijelo nepopravljivu štetu nacionalnoj sigurnosti i vitalnim interesima Republike Hrvatske, a osobito sljedećim vrijednostima:
– temelji Ustavom utvrđenog ustrojstva Republike Hrvatske,
– neovisnost, cjelovitost i sigurnost Republike Hrvatske,
– međunarodni odnosi Republike Hrvatske,
– obrambena sposobnost i sigurnosno-obavještajni sustav,
– sigurnost građana,
– osnove gospodarskog i financijskog sustava Republike Hrvatske,
– znanstvena otkrića, pronalasci i tehnologije od važnosti za nacionalnu sigurnost Republike Hrvatske.

Stupnjem tajnosti »TAJNO« klasificiraju se podaci čije bi neovlašteno otkrivanje teško naštetilo gore navedenim vrijednostima.

Stupnjem tajnosti »POVJERLJIVO« klasificiraju se podaci čije bi neovlašteno otkrivanje naštetilo  gore navedenim vrijednostima.

Stupnjem tajnosti »OGRANIČENO« klasificiraju se podaci čije bi neovlašteno otkrivanje naštetilo djelovanju i izvršavanju zadaća državnih tijela u obavljanju poslova.

Provođenje uredskog poslovanja

Praktična primjena propisa o uredskom poslovanju zavisi o dobrom poznavanju i razumijevanju osnovnih pojmova uredskog poslovanja. U ovom poglavlju detaljnije ćemo razraditi provođenje uredskog poslovanja.

Zaprimanje i pregled

Uredsko poslovanje započinje zaprimanjem i pregledavanjem akata. U pravilu se taj posao obavlja na određenom mjestu u pisarnici: 

• pošiljke zaprima određeni službenik pisarnice u redovno radno vrijeme
• službenik je dužan svakog poreznog obveznika upozoriti ako mu je akt nepotpun, ako akt nije predan nadležnoj ustanovi
• poreznom obvezniku koji neposredno predaje akt mora se izdati potvrda o primitku akta (prijemni štambilj)
• primanje akata od drugog tijela državne uprave potvrđuje se stavljanjem datuma i potpisa u dostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili na kopiji akata čiji se original prima
• kada je propisima određeno, pored podataka iz prethodnog stavka stavlja se vrijeme (sat, minuta)
• prijem običnih pošiljki se ne potvrđuje, dok se prijem preporučenih pošiljki, novčanih pisama i drugih pošiljki čiji se prijem pismeno potvrđuje podnosiocu, evidentira u knjizi primljene pošte

Prijemni štambilj

Otisak prijemnog štambilaj stavlja se u pravilu u gornji desni ugao prve strane akta. Ako tu nema dovoljno mjesta, otisak prijemnog štambilja treba staviti na pogno mjesto prve strane akta, vodeći računa da tekst ostane čitak i razumljiv. Ako na prednjoj strani nema dovoljno mjesta, otisak treba staviti na poleđinu akta u gornjem lijevom uglu. Ukoliko su stranice akta u potpunosti popunjene tekstom, otisak prijemnog štambilja stavlja se na komad čistog papira koji se prilaže uz akt.

Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na priloge akta.

Razvrstavanje i signiranje

Zaprimljeni akti najprije se razvrstavaju na predmete upravnog postupka i ostale akte te se signiraju na organizacijske jedinice, odnosno referent.

Sukladno Planu klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvarala i primalaca akata, akti se rapoređuju upisivanjem brojčane oznake organizacijske jedinice u prijemni štambilj. Zaprimljene akte razvrstava i raspoređuje službenik pisarnice koji otvara i pregledava zaprimljene pošiljke.

Upisnik predmeta i urudžbeni zapisnik

Razvrstani i rapoređeni akti upisuju se u upisnik predmeta upravnog postupka ili u urudžbeni zapisnik onog dana u pod onim datumom kada su primljeni.

Upisnici se počinju voditi na početku godine. Zaključuju se sa 31. prosincem tekuće godine, stavljanjem službene bilješke o ukupnom brojU predmeta. Postoje dvije vrste upisnika predmeta upravnog postupka:

1. upisnik predmeta upravnog postupka prvog stupnja
2. upisnik predmeta upravnog postupka drugog stupnja.

U upisnik predmeta upravnog postupka upisuju se akti upravnog postpka, a to su akti kojima porezni obveznici zahtijevaju ostavraivanje svojih prava i u kojima se rješava o obvezama ili pravnim interesima stranke.

U urudžbeni zapisnik upisuju se svi akti neupravnog postupka. Vodi se jednako kao i upisnik predmeta upravnog postupka.

U uružbeni zapisnik ne upisuju se akti koji ne predstavljaju službenu korespodenciju (povratnice, glasila, prospekti, brošure...).

Na kraju godine, upisnik predmeta upravnog postupka, odnosno urudžbeni zapisnik, uvezuju se u jednu ili više knjiga.

Prilikom upisivanja prvog akta kojim se otvara predmet, akt se stavlja u omot spisa/košuljicu u koju se kasnije ulažu i ostali akti istog predmeta.  

Dostava akata u rad

Nakon upisivanja u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, svi akti moraju biti dostavljeni u rad organizacijskim jedinicama. Dostavljanje akata u rad vrši se preko interne dostavne knjige. Svaka ustojstvena jedinica ima jednu, a po potrebi i više internih dostavnih knjiga.

Prijem akata potvrđuje se datumom i potpisom službenika koji je zadužen za preuzimanje akata.