Osnove rada s programom za izradu proračunskih tablica

1. Što su to proračunske tablice?

Proračunske tablice su programi koji kombiniraju svojstva tablica za oblikovanje podataka i kalkulatora za računanje, a uz to imaju mogućnost grafičkog prikaza podataka iz tablice.

To su programi pomoću kojih možemo:

• - unositi podatke tabličnog tipa
• - obrađivati ih i izvoditi različite izračune
• - oblikovati i urediti tablicu po vlastitoj želji ili potrebi
• - brojčane podatke grafički prikazati s pomoću različitih oblika grafikona
• - koristiti se podatcima kao jednostavnom bazom podataka
• - pohraniti tablicu za buduću uporabu
• - ispisati tablice i grafikone.

1.1. Programi za rad s proračunskim tablicama

Jedan od najčešće korištenih programa za navedene potrebe je Microsoft Excel. To je program koji pomaže pri unosu, organizaciji, obradbi i ispisu podataka koji su prikazani tablično, a dio je Microsoftova paketa MS Office. Od 1988. godine pojavilo se niz inačica Excela. 

Dokumente Excela prepoznat ćemo po nastavku .xlsx (po engleskom nazivu Excel Spreadsheet, tj. Excelova proračunska tablica).

Calc je program iz paketa LibreOffice. Omogućuje izradu proračunskih tablica u kojima je moguć unos podataka, izrada grafova te različiti izračuni.
Uključuje mnoštvo različitih financijskih, statističkih i matematičkih funkcija. Calc može učitavati radne knjige i drugih programa za proračunske tablice.

2. Pokretanje i prozor MS Excela

Pokretanje programa

Kao i ostali programi, i program MS Excel može se pokrenuti na nekoliko načina:

• - pomoću gumba Start (Start/Svi programi/Microsoft Office/Microsoft Excel)
• - dvostrukim klikom na Excelovu ikonu u obliku zelenog slova X

Prozor programa Excel

Dijelovi prozora u Excelu su:

• - Kontrolni izbornik
• - Naslovna traka
• - Alatna traka za brzi pristup
• - Gumbi za standardne veličine prozora
• - Vrpca s karticama na kojima su grupirane naredbe prema njihovim namjenama
• - Statusna linija 
• - Klizači
• - Rubovi prozora.
• - Traka formula
• - Radni prostor
• - Traka kartica radnih listova

Dijelovi prozora specifični za program MS Excel su:
Traka formule koja se sastoji od tri dijela: okvira naziva – sadržava adresu aktivne ćelije ili broj redaka i stupaca pri označivanju, gumba za umetanje funkcije pokraj kojega se prikazuju gumbi za otkazivanje i potvrdu unesenog sadržaja kada počne unos podataka u ćeliju te prostora u kojem se prikazuje sadržaj aktivne ćelije i
Traka kartica radnih listova koja sadržava gumbe za pomicanje s jednoga radnog lista na drugi ili izravan skok na prvi ili posljednji puni radni list, kartice radnih listova i karticu koja služi za umetanje novoga radnog lista.

3. Vrste podataka

U ćeliju u Excelu  možemo upisivati tekst, brojeve, postotak, datum, novčani iznos, aritmetičku sredinu, zbroj…, ali osnovna je podjela na tri vrste podataka:

1. Tekst – lijevo poravnat u ćeliji
   
   
2. Broj (Vrijednost) – desno poravnat u ćeliji, a može biti:
   1. konstanta (5; 35; 756)
   2. datum (06.12.2012.)
   3. vrijeme (17:43)
3. Formule, npr.: = A1+A2+A3.

Tekst

Dok ga upisujemo u ćeliju, tekst će u cijelosti biti vidljiv u traci formule. Nakon završetka unosa pritisnemo tipku Enter. Ako je tekst dulji od širine stupca, prelijevat će se udesno preko praznih susjednih ćelija. Ako susjedne ćelije nisu prazne, tekst će u tablici biti sakriven sve dok ne proširimo stupac ili ne uključimo prelamanje teksta.

Broj

Broj označuje količinu vrijednosti koju opisujemo, npr. cijenu robe, ocjenu učenika, prihode ili troškove, datume, vrijeme, postotak... Brojčani podatci mogu se upotrebljavati za različite izračune ili kao podatci za izradbu grafikona.

Datum i vrijeme po tipu su podataka brojevi. Da bismo pravilno unosili takvu vrstu podataka i radili s njom, potrebno je razjasniti kako ih Excel vidi. Excel je svakom datumu pridružio prirodni broj. Najraniji datum koji Excel razumije je 1. 1. 1900. Tom datumu pridružen je broj 1. Datumu 2. 1. 1900. pridružen je broj 2 itd. Na taj način mogu se oduzimati datumi i izračunavati koliko je dana prošlo od vašeg rođenja, početka školske godine ili koliko je još dana do kraja školske godine. Činjenica da je
datum broj služi za proračune u bankama, tvrtkama i sličnim ustanovama.

Formule

Formule uspostavljaju veze među brojevnim podatcima. Svaka formula počinje znakom jednakosti (=) što ujedno formulu čini različitom od ostalih vrsta podataka. Na primjer, formula =C5+C10 zbrojit će
sadržaje ćelija C5 i C10 i rezultat prikazati u ćeliji u kojoj je upisana.
Zaboravimo li upisati znak jednakosti, Excel će s našim podatcima raditi kao s tekstualnim.