Brojevi i formule

Sadržaj i aktivnosti trećeg poglavlja

Sada već znate oblikovati radne listove i njihov sadržaj tako da izgledaju oku ugodno. Ali, još uvijek ne znate raditi s brojčanim podatcima i koristiti najvažniju mogućnost programa MS Excel, a to je jednostavno i djelotvorno računanje uz pomoć formula.

Stoga ćete u ovom poglavlju naučiti kako se sve mogu oblikovati brojčani podatci. Saznat ćete kako se zapisuju formule i koji se operatori u njima koriste. Naučit ćete razlikovati relativne od apsolutnih adresa ćelija, te što vam poruke o pogrješkama poručuju.

Neprilagođena širina ćelije

Već smo pri unosu tekstualnih podataka uočili problem koji se javlja u situacijama kada je ćelija preuska za uneseni sadržaj. Potrebno je uočiti kako se takav problem odražava na situaciju unosa brojčanog podatka u ćeliju.

Ako je brojčani podatak realni broj dulji od zadane širine ćelije, bit će zaokružen i prikazan s manjim brojem znamenaka (broj znamenaka ovisi o širini ćelije).

Promjene će se dogoditi samo na prikazu brojčanih podataka. Preciznost pohranjenih podataka ostat će nepromijenjena!

Slika 3.1.1. Realni se broj zaokružuje i prikazuje s manjim brojem znamenaka

Ako je brojčani podatak cijeli broj dulji od zadane širine ćelije, bit će zaokružen i prikazan u eksponencijalnom prikazu.

Slika 3.1.2. Cijeli broj se zaokružuje i prikazuje u eksponencijalnom prikazu

U slučaju da prikaz nije moguć niti uz zaokruživanje, u ćeliji će se pojaviti oznake # koji korisnika upućuje da ćeliju valja proširiti.

Slika 3.1.3. Prikaz nije moguć niti uz zaokruživanje

Prikazani dio radnog lista pokazuje tri skupine od po četiri ista broja koji su pohranjeni u stupce različitih širina.

Slika 3.1.4. Prikaz broja ovisi o širini ćelije

Oblikovanje brojčanih podataka

Brojčane je podatke moguće prikazati (oblikovati) na razne načine.

Broju se mijenja oblikovanje tako da se po označavanju ćelija bira: kartica Polazno, grupa Broj, alat Oblik broja. Naredbeni gumb Oblik broja nudi niz raznih oblikovanja (trenutno je aktivna ponuda Općenito).

Slika 3.1.5. Oblikovanje broja

Slika 3.1.6. Razne mogućnosti oblikovanja brojčanih podataka

Grupa Broj nudi nekoliko naredbenih gumba koji olakšavaju i ubrzavaju oblikovanje broja.

Slika 3.1.7. Gumbi za lakše i brže oblikovanje broja

Za grupu Broj može se otvoriti i pripadajući dijaloški okvir koji omogućava detaljno podešavanje postavki oblikovanja.

Slika 3.1.8. Dijaloški okvir grupe Broj

Korisnik će odabrati način oblikovanja koji mu najbolje odgovara u datoj situaciji.

Vrste oblikovanja

• Općenito

• Brojčano

• Valutno

• Računanje

• Postotak

• Razlomak

• Znanstveno

• Tekst

• Posebno

• Korisničko

Općenito oblikovanje

Osnovni način oblikovanja naziva se Općenito. To je oblikovanje po kome se prikaz u ćeliji prilagođava unesenom brojčanom podatku.

Slika 3.1.9. Primjer oblikovanja Općenito

Brojčano oblikovanje

Oblikovanje Brojčano omogućava: zadavanje željenog broja decimalnih znamenaka, postavljanje razdjelnika zbog lakšeg očitanja broja, prikaz negativnih brojeva u drugoj boji.

Slika 3.1.10. Primjer oblikovanja Brojčano

Valutno oblikovanje

Oblikovanje Valutno omogućava uz sve mogućnosti oblikovanja Brojčano i prikaz simbola novčane jedinice odabrane zemlje.

Slika 3.1.11. Primjer oblikovanja Valutno

Oblikovanje - Računanje

Oblikovanje Računanje omogućava poravnanje brojeva prema decimalnom separatoru.

Slika 3.1.12. Primjer oblikovanja Računanje

Oblikovanje - Postotak

Oblikovanje Postotak omogućava prikaz brojeva u obliku postotka. Brojčani sadržaj ćelije množi se sa 100 a potom mu se dodaje znak postotka.

Slika 3.1.13. Primjer oblikovanja Postotak

Oblikovanje - Razlomak

Oblikovanje Razlomak omogućava prikaz decimalnog dijela brojčanog podatka u obliku razlomka. Korisnik bira željeni oblik i vrstu razlomka (preciznost).

Slika 3.1.14. Primjer oblikovanja Razlomak

Znanstveno oblikovanje

Oblikovanje Znanstveno omogućava eksponencijalni prikaz broja.

Slika 3.1.15. Primjer oblikovanja Znanstveno

Oblikovanje - Tekst

Oblikovanje Tekst omogućava da se broj unesen u ćeliju smatra tekstom.

Slika 3.1.16. Primjer oblikovanja Tekst

Posebno oblikovanje

Oblikovanje Posebno omogućava oblikovanje brojeva koji se koriste za evidencijske popise i vrijednosti baze podataka.

Slika 3.1.17. Primjer oblikovanja Posebno

Korisničko oblikovanje

Oblikovanje Korisničko omogućava stvaranje vlastitog oblikovanja za brojčane podatke.

Slika 3.1.18. Primjer oblikovanja Korisničko

Uklanjanje oblikovanja

Oblikovanje brojčanih podataka je moguće zadati prije ili nakon unosa podataka. Ako se na ćeliji npr. A10 zada znanstveno oblikovanje, pa nakon toga unese podatak npr. 345,678 rezultat će biti:

Slika 3.1.19. Oblikovanje zadano prije unosa broja

Oblikovanje se može i ukloniti. Treba odabrati: kartica Polazno, grupa Uređivanje, naredbeni gumb Očisti, a potom Očisti oblikovanje.

Slika 3.1 20. Naredba Očisti oblikovanje

Po uklanjanju oblikovanja s ćelije A10, sadržaj se prikazuje u obliku u kome je sadržaj unesen (oblikovanje Općenito).

Slika 3.1.21. Po uklanjanju oblikovanja sadržaj se prikazuje u obliku u kome je unesen

Osim oblikovanja prikaza u ćeliji, naredbenim gumbom Očisti je moguće ukloniti:

• sadržaj ćelije (Očisti sadržaj),

• oblikovanje ćelije (Očisti oblikovanje),

• i sadržaj i oblikovanje (Očisti sve),

• komentar (Očisti komentare).

Slika 3.1.22. Ponuda naredbenog gumba Očisti

Operatori u formulama

Jedan od glavnih zadataka programa MS Excel je omogućiti brzo i jednostavno računanje. U Excelu se računa pomoću formula (o formulama u lekciji Formule).

Da bi se formule mogle oblikovati, potrebno je upoznati operatore koji se koriste u programu MS Excel.

Slika 3.1.23. Aritmetički operatori

Slika 3.1.24.Operatori usporedbe

Ako unutar formule postoji više operacija, izvršavat će se po uobičajenom redoslijedu.

Slika 3.1.25. Redoslijed izvršavanja operacija

Za redoslijed izvršavanja operacija koji je drugačiji od ovog, treba rabiti zagrade.

Pisanje formule

Formula se piše tako da se označi ćelija u kojoj se očekuje rezultat formule, a potom se upiše znak jednakosti (=). Iza znaka jednakosti upisuje se izraz (formula). Umjesto upisa vrijednosti podataka (sadržaja ćelija) upisuju se adrese ćelija u kojima se odabrani podaci nalaze.

Npr. izrazom =(C7+C8+C9+C10)/4 izračunat će se srednja vrijednost podataka iz ćelija C7, C8, C9 i C10.

Na kraju oblikovane formule potrebno je potvrditi unos pritiskom na tipku ENTER ili gumbom za potvrdu u traci formula.

Rezultat računanja prema upisanoj formuli bit će prikazan u ćeliji u koju je upisana formula. Ovdje valja uočiti razliku između prikaza sadržaja ćelije u ćeliji i u traci formula. U traci formula ispisuje se formula, a u ćeliji rezultat formule.

Slika 3.1 26. Razliku između prikaza sadržaja ćelije u ćeliji i u traci formula

Pri pisanju formule, umjesto upisivanja adrese potrebite ćelije jednostavnije je kliknuti na tu ćeliju pa će se njezina adresa automatski umetnuti u formulu.

Slika 3.1.27. Unos adrese ćelije klikom miša

Tijekom rada na radnom listu može doći do promijene sadržaja ćelija uključenih u formule. Velika prednost MS Excela je u automatskom preračunavanju formula čim dođe do promjene sadržaja neke od ćelija uključenih u formulu.

Kopiranje formula

Formule se mogu kopirati kao i svi drugi sadržaji. Po odabiru formule potrebno je birati: kartica Polazno, grupa Međuspremnik, naredbeni gumb Kopiraj, a potom, po odabiru novog odredišnog mjesta pohrane naredbeni gumb Zalijepi.

Slika 3.1.28. Kopiranje formule

Formule se mogu kopirati i pozivom kontekstualnog izbornika koji isto tako nudi naredbe Kopiraj, Zalijepi.

Slika 3.1.29. Kopiranje formule naredbama kontekstualnog izbornika (desni klik)

Valja uočiti pojavu koja se događa prilikom kopiranja formule. Ako se formula, npr.: =(C7+C8+C9+C10)/4 iz ćelije C11 kopira u ćeliju D11, doći će do promjene njenog oblika. Kopirana će formula biti oblika =(D7+D8+D9+D10)/4.

Slika 3.1.30. Kopiranje formule iz ćelije C11 u ćeliju D11

Lako je uočiti da se formula, zajedno s adresama ćelija od kojih je oblikovana, prilagodila novom mjestu na radnom listu. Razlog je tome što su u MS Excelu sve adrese, po osnovnoj postavci relativne.

Relativna adresa

Relativna se adresa temelji na relativnom položaju ćelije u kojoj se nalazi formula i ćelija čije su adrese u formuli. Kada se kopira ćelija u kojoj se nalazi formula, njena se adresa promijeni. Zbog toga se mijenjaju i sve relativne adrese ćelija koje su u tu formulu uključene. Ponašanje relativnih adresa vidljivo je u sljedećem primjeru.

U ćeliju D3 unesena je formula =B3*5. Ćelija uključena u formulu pomaknuta je dva stupca ulijevo u odnosu na lokaciju ćelije s formulom, a nalazi se u istome redu.

Slika 3.1.31. Primjer formule s relativnim adresiranjem

Ako se formula kopira u redak 5. istog stupca, formula će se prilagoditi novoj lokaciji. Nova je formula oblika =B5*5, jer je ćelija uključena u formulu dva stupca ulijevo u odnosu na stupac u kome je formula i u istome retku u kome je formula.

Slika 3.1.32. Primjer kopiranja formule iz D3 u D5 kod relativnog adresiranja

Ako se formula kopira u ćeliju G7 dobiti će oblik: =E7*5

Slika 3.1.33. Primjer kopiranja formule iz D5 u G7 kod relativnog adresiranja

Postoje situacije u kojima relativno adresiranje nije pogodno. Jednu od takvih situacija pokazat će primjer tablice u kojoj se vrijednosti izražene u kunama pretvaraju u vrijednosti izražene u eurima.

Slika 3.1.34. Primjer preračunavanja iznosa u kunama u iznos u eurima

Iznos u kunama se preračunava u iznos u eurima tako da se količina kuna pomnoži s vrijednošću jedne kune izražene u eurima, npr. =A2*C9 (vrijednost eura izražena u kunama nalazi se u ćeliji C8, a vrijednost kune izražene u eurima nalazi se u ćeliji C9).

Slika 3.1.35.. Preračunavanje prvog iznosa

Ako se formulu iz ćelije C2 kopira u raspon ćelija od C3 do C6, dobiveni rezultati imaju vrijednost 0.

Slika3.1.36. Pogreška u računanju zbog relativnog adresiranja

To je posljedica relativnih adresa. Kada se formula iz ćelije C2 kopira u ćeliju C3 formula se prilagođava novoj lokaciji pa glasi =A3*C10. Pošto je ćelija C10 prazna, umnožak je jednak nuli.

Slika3.1.36. Pogrešne formule nastale kopiranjem

Očigledno je da postoji potreba da se pri kopiranju formule adresa ćelije C9 ne prilagođava novoj lokaciji. To je moguće postići uporabom druge vrste adresiranja koje se naziva apsolutno adresiranje.

Apsolutna adresa

Apsolutna adresa ćelije prilikom kopiranja uvijek pokazuje izvornu lokaciju ćelije koju predstavlja.

Adresu se može načiniti apsolutnom tako da se ispred naziva stupca ili broja retka (ili oboje) stavi znak $. Postupak se može pojednostavniti ako se klikne mišem ispred adrese ćelije koju se želi načiniti apsolutnom (a u ćeliji u kojoj je zapisana formula), pa se pritisne funkcijska tipka F4.

Slika 3.1.37. Formula s relativnom (A4) i apsolutnom ($F$7) adresom

Prethodno postavljen primjer bit će riješen uporabom apsolutnih adresa.

U formuli =A2*C9, adresu ćelije C9 treba učiniti apsolutnom ($C$9) jer se u njoj nalazi podatak koji je potreban za svaki od proračuna.

Ako se formula kopira, zbog apsolutne adrese rezultat će biti ispravan. Formula u ćeliji npr. C4 bit će oblika =A4*$C$9. Ovu formulu treba čitati ovako: "pomnoži sadržaj ćelije koja se nalazi za dva mjesta lijevo od mene sa sadržajem ćelije C9".

Slika 3.1.38. Ispravno računanje uporabom apsolutnog adresiranja

Naredbeni gumb Zbroj

Ako se na brzi način želi: zbrojiti sadržaj raspona ćelija, izračunati prosječna vrijednost, prebrojiti koliko ćelija raspon sadrži, pronaći najmanja ili najveća vrijednost raspona može se rabiti naredbeni gumb Zbroj.

Do naredbenog gumba se dolazi: kartica Polazno, grupa Uređivanje, naredbeni gumb Zbroj.

Slika 3.1.39. Naredbeni gumb Zbroj

Naredbeni gumb Zbroj nudi sljedeće funkcije:

Slika 3.1.40. Funkcije naredbenog gumba Zbroj

Da bi se potrebita funkcija dobavila i izvršila, kazalo treba postaviti na ćeliju u kojoj se želi prikazati rezultat, nakon toga treba odabrati željenu funkciju iz popisa naredbenog gumba Zbroj, a potom odabrati željeni raspon ćelija (ili više raspona - korištenjem tipke CTRL). Na kraju, obvezno pritisnuti ENTER ili za to predviđeni gumb iz trake formula.

Ako se ne odabere raspon ćelija, funkcija će se izvršiti nad skupinom uzastopnih ćelija koje se nalaze iznad ćelije u kojoj se želi prikazati rezultat.

Slika 3.1.41. Na kraju unosa funkcije treba pritisnuti a to predviđeni gumb iz trake formula

Pogrješke u formulama

Program upozorava ako se pri pisanju formule pogriješi. U gornjem lijevom kutu ćelije pojavljuje se oznaka. Kada mišem kliknemo na oznaku, ispisuje se vrsta pogrješke.

Slika 3.1.42. Program je pronašao pogrješku

U tablici su navedena neka od upozorenja koja ispisuje program kada otkrije pogrješku u formuli, te pripadajuća pojašnjenja.