Temeljni pojmovi uredskog poslovanja
Iako pretpostavljamo kako je većina Vas vrlo dobro upoznata sa sadržajem uredskog poslovanja, nije naodmet ponoviti neke osnovne pojmove:
Akt (pismeno) temeljni je pojam uredskog poslovanja, a predstavlja svaki službeni pisani sastavak (službeni dokument) kojim se pokreće, mijenja, dopunjava, prekida ili završava neka službena radnja (zahtjevi, molbe, žalbe, rješenja, zaključci i sl.)
Sastavni dijelovi akta su:
- zaglavlje
- naziv i adresa primatelja
- kratka oznaka predmeta
- tekst akta
- otisak službenog pečata
- potpis ovlaštene osobe
- prilog
Dokumentacijsko mjesto je jedinica uredskog poslovanja u kojoj se obavlja uredsko poslovanje za određenu organizacijsku jedinicu Ministarstva.
Dosje označava skup istorodnih predmeta povezanih temeljem srodnosti sadržaja predmeta, a formira se za određenu kalendarsku godinu (Plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata kojeg donosi čelnik tijela državne uprave).
Dostava (elektronska dostava) obuhvaća fizičku dostavu predmeta na signiranje i određivanje izvršitelja za rješavanje predmeta, dostavu akata na rješavanje, otpremu akata te svih drugih akata zaprimljenih i registriranih u sustavu. M-dostava mijenja lokaciju (dokumentacijsko mjesto) predmeta ili akta.
Omot spisa ("žuta košuljica") je posebno obilježena omotnica u kojoj se drže i čuvaju akti i dokumenti koji pripadaju određenom predmetu.
Pisarnica je posebno ustrojena radna cjelina u kojoj se obavljaju uredski poslovi: zaprimanje pošiljki, otvaranje i registriranje predmeta i akata, otpremanje pošiljki te privremeno pohranjivanje akata i predmeta.
Predmet (spis) je jedinica posla te izražava bitni sadržaj toga posla (što znači da se svaki novi službeni posao treba registrirati), a izražen je kroz skup svih akata i dokumenata u jednom predmetu – što znači da se za svaki posao svi dokumenti čuvaju u jednom omotu i time osigurava njegova cjelovitost.
Klasifikacijska oznaka je brojčana oznaka predmeta koja taj predmet označava prema sadržaju, godini nastanka, obliku i rednom broju predmeta, a utvrđuje se samo pri evidentiranju prvog akta.
Primjer klase:
KLASA: UP/I-133-02/13-01/123
UP/I- prvostupanjski upravni postupak
133- (1) glavna grupa- rad i radni odnosi
(13)- grupa- stručno usavršavanje
(133)- podgrupa- stručni i pravosudni ispiti
02- djelatnost unutar podgrupe- stručni ispiti
13- godina otvaranja predmeta
01- broj dosjea
123- broj predmeta unutar dosjea
Urudžbeni broj je brojčana oznaka koja označava stvaratelja pismena, godinu nastanka i redni broj pismena unutar predmeta.
Primjer urudžbenog broja:
URBROJ: 513-07-21-08/13-2
513- Ministarstvo financija
07- Porezna uprava
21- Središnji ured
08- Sektor za upravljanje ljudskim potenc., financije i pravne poslove
13- godina nastanka (primitka akta)
2- redni broj akta unutar predmeta
Signacija je utvrđivanje nadležnosti za rješavanje predmeta (signacija 2) i određivanje rješavatelja posla - referenta (signacija 3).
Subjekt je vanjski subjekt poslovanja tijela državne uprave, kao i svaka fizička ili pravna osoba koja je stvaratelj ili primatelj akta.
Uloga (rola) je zadaća u okviru poslova uredskog poslovanja - npr. administrator dokumentacijskog mjesta, referent, načelnik i sl. Jedan zaposlenik može imati više uloga. Uloge daju određena prava i ovlasti nad korištenjem podataka (upis, izmjena, brisanje, signiranje, dostava, otprema i sl.).
KRATICE:
JOP- jedinstvena oznaka pismena
a/a (ad acta)- ako je rad na predmetu potpuno dovršen i treba ga staviti u arhivu
Osnovna načela uredskog poslovanja su:
- jednostavnost
- preglednost
- ekspeditivnost (brzo rješavanje)
- jednoobraznost
- ekonomičnost
- točnost
Uredsko poslovanje najvećim dijelom odvijaju se u jedinstveno organiziranoj pisarnici, a neki se poslovi obavljaju i u organizacijskim jedinicama tijela državne uprave. Glavne službe pisarnice su: urudžbeni zapisnik (prijamni dio), prijepis, otpravništvo, dostavni ured, arhiv (registar, pismohrana). Zaprimljene, pregledane i otvorene pošiljke razvrstavaju se po kriteriju upravnih i neupravnih predmeta. Poslije upisivanja akata u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, svi akti se dostavljaju u rad u unutarnjim ustrojstvenim jedinicama.
Poslovi uredskog poslovanja obuhvaćeni informatiziranim sustavom su sljedeći:
- otvaranje i registriranje predmeta posla
- registriranje akata i pridruživanje predmetu
- utvrđivanje nadležnosti za rješavanje predmeta (signiranje)
- dostavljanje predmeta u rad
- rješavanje predmeta i izrada akata
- potpisivanje akata i otpremanje pošiljaka
- poslovi dokumentacijskih mjesta
- razvođenje i sređivanje predmeta
- zatvaranje predmeta posla i arhiviranje predmeta.