CARNET - Arhiva 2021 Loomen

Dom je mjesto gdje čuvamo predmete koji su nam potrebni. Bilo da je to kosilica ili lonac za kavu, oni imaju svoje mjesto u našem životu. Naravno, ni s našim dokumentima nije ništa drugačije. Godinama se nalaze na našem računalu. Svaka osoba ima jedan takav dom za dokumente na svome računalu. Kad imamo potrebu podijeliti dokument, obično ga priložimo e-mail poruci i pošaljemo prijateljima ili kolegama s posla u njihov dom za dokumente na njihovom računalu. Problem je sljedeći: kada priložite dokument e-mail poruci, kreiraju se kopije tog priloga. Razmislite o ovome: ako pošaljete e-mail poruku s privitkom na adrese tri osobe, isti dokument će postojati na četiri različita mjesta. To je problem. Postoji bolji način koji znači reći 'do viđenja' zbrkanim privitcima. Ova vrsta doma nije na vašem računalu, već na Internetu. Zbog toga je dijeljenje dokumenata i kolaboracija na dokumentima puno jednostavnija i pruža vam potpunu kontrolu nad time tko može pristupiti i vidjeti vaše dokumente. Osnovna ideja je da umjesto prilaganja dokumenta e-mail poruci, pogledamo kako možemo priložiti e-mail adresu dokumentu.

Upoznajte Sam. Sam je urednik u biltenu pod nazivom Oak Tree View. Ona radi s lokalnim piscima koji bi htjeli izdavati svoje članke u biltenu. Sam voli svoj posao, ali je često frustrirana kada gubi vrijeme na organiziranje i upravljanje svih članaka. To je poznat problem. Svaki mjesec pisci pošalju nacrte svojih članaka kao prilog e-mail poruci. Ona ih pregleda i pošalje nazad s komentarima. Od jednog članka može nastati šest različitih verzija istog dokumenta, a da ne spominjemo razmjenu bezbrojnih e-mail poruka. Sam se često osjeća zatrpana prilozima e-mail poruka. Teško joj je pratiti sve verzije dokumenata koje prima od pisaca. Kako se bliži rok, frustracija raste. Negdje mora popustiti.

Sam pokušava nešto novo: Google dokumente. Evo što se događa. Prvo, posjećuje stranice Google dokumenata i kreira besplatan Google račun. Prijavljuje se i zato što su neki članci već napisani, učitava ih sa svojeg računala. U trenu su Google dokumenti promijenili članke s njenog računala u online verzije. Sada samo treba pozvati pisce da surađuju na dokumentima. Evo kako. Klikne 'Share' (dijeli), unese e-mail adrese i odabere 'Invite Collaborators' (pozovi suradnike). Aplikacija Google dokumenata pošalje piscima e-mail poruku sa sigurnim linkom direktno na dokument. Jedan klik i pisci mogu uređivati i sačuvati dokument online. To znači da kad Julie uređuje dokument, Sam odmah vidi promjene. Budući da je samo jedna verzija tog dokumenta, nema zabune oko ažuriranja dokumenta; sve je sačuvano, zajedno s povijesti svih izmjena i svih verzija dokumenata.

Sve tri vrste dokumenata sada mogu imati siguran dom na Internetu koji funkcionira točno kao i Samini dokumenti. Sam je puno lakše. Sada može biti pravi urednik umjesto guru za dokumente. A, za sljedeći bilten, ni jedna e-mail poruka nije poslana i Sam je završila svoj posao tjedan dana ranije. Dijeljenje dokumenata je jednostavno, a sve je besplatno. Google dokumenti su zakon!

Sakrij prijevod transkripta